Bir etkinlik düzenlemek, maliyetleri karşılamak ve kâr elde etmek için dikkatli bir bütçeleme ve finansal planlama gerektirir. Bu makalede, Solar festivalinin 6 kez düzenleyicisi olan Dennis Behlau (her seferinde 30.000'den fazla ziyaretçi) gibi etkinlik organizatörlerinin deneyimlerini paylaşıyoruz.
Büyük ve orta ölçekli etkinlikler için nasıl bütçe oluşturulacağının yanı sıra risklerin nasıl azaltılacağını ve tuzaklardan nasıl kaçınılacağını paylaşacağız.
Herhangi bir etkinliğin düzenlenmesinde ilk adım bir proje planı ve bütçe oluşturmak olmalıdır. Proje planı; yer, kapasite, müzik türü veya programı, hedef kitle, güvenlik gibi etkinliğin tüm temel unsurlarını ana hatlarıyla belirtir. Daha sonra proje planı, etkinliğe ev sahipliği yapmak için uygun resmi onay ve izinlerin alınmasında kullanılan birincil belge olacaktır. Bütçe genellikle proje planının bir parçasıdır. Proje planında ana hatlarıyla belirtilen operasyonel planlarınızı finansal bir bütçeye dönüştürerek genel bilgi sağlar.
Bütçede genellikle aşağıdaki maliyet kategorileri ve sabit veya değişken maliyetler arasında ayrım yaparsınız.
Bunlar esas olarak, organizatör tarafından belirli bir departman için işe alınan ve hem hazırlık hem de saha sorumlulukları olan serbest çalışanların bordro maliyetleridir. Bunu, sabit çalışan personelinizin üzerine eklenmiş bir grup insan olarak düşünün.
Prodüksiyon ekibi gibi bir departmanın etkinlik sırasında belirli işler için işe alınması gerektiğini varsayalım (kurulum, yardımcı personel vb.). Bu durumda, bu işçilik maliyetleri ilgili alt bütçeye, yani prodüksiyona dahil edilir ve bütçelenir.
Gerekli tüm tesisler ve izinler de dahil olmak üzere mekan ve/veya yer kirası bütçenin önemli bir bölümünü oluşturur. Mekan ve/veya yer kirasına nelerin dahil olup olmadığı konusunda önceden net anlaşmalar yapmak önemlidir. Büyük etkinlikler için yer maliyetleri de değişken olabilir (anlaşmalara bağlı olarak).
Tüm belediye masrafları, izinler ve (gerekliyse) bitki ve hayvan nüfusu araştırması sabittir.
Belediye size izin verdiğinde, güvenlik ve sağlık için toplam maliyeti değerlendirmeye başlayabilirsiniz. Etkinliğin yeri, türü ve süresi, ancak esas olarak ziyaretçi sayısı, etkinlikte ne kadar güvenlik ve sağlık hizmeti almanız gerektiğini belirleyecektir. Buna güvenlik görevlileri, ilk yardım istasyonları, içme suyu temini vb. dahil olacaktır.
Belediyenin, güvenlik ve sağlık sağlayıcıları ile plan yaparken aklınızda bulundurmanız gereken katı yönergeleri olabilir.
Bu, hem çitler ve erişim yolları, park yeri ve trafik gibi lojistik üretim unsurlarını hem de ışıklandırma ve ses dahil olmak üzere sahne üretimini kapsar. Etkinlik alanının dekoru da bu kategoriye girer.
Dekor, kısmen değişken olarak kabul edilebilecek tek kısımdır çünkü çoğu durumda mekanı istediğiniz gibi süsleyebilirsiniz.
Sanatçıların rezervasyon masrafları, gereksinimleri ve ulaşımları da dahil olmak üzere önemli olabilir ve bütçeye erkenden dahil edilmelidir. Bu maliyetleri kısmen değişken olarak değerlendiriyoruz çünkü etkinliğinizi tüm kadroyu duyurmadan da başlatabilirsiniz. Erken bilet satışlarının başarısına bağlı olarak maliyetleri artırabilir veya azaltabilirsiniz.
Bunlar, istenen kitleyi etkinliğe çekmek için çevrimiçi ve çevrimdışı pazarlama reklamları yürütmenin maliyetleridir. Pazarlama çok önemlidir.
Bir organizatör olarak aklınızdaki konsept, içerik ve marka üzerinde çalışırsınız. Belirli bir müziğe mi odaklanıyorsunuz? Odak noktalarınızdan biri dekorunuz mu yoksa yaratıcı programınız ve prodüksiyonunuz mu? Çok fazla etkinlik var ve ziyaretçiler benzersiz deneyimler yaşamak istiyor. Bu nedenle, etkinliğinizin öne çıkması ve ziyaretçilerin neler sunduğunuzu görmesi çok önemlidir.
Çevrimiçi pazarlama söz konusu olduğunda, satılan bilet başına reklam harcamasını kolayca takip edebilirsiniz. Bu yüzden farklı kitle gruplarını ve reklamları test etmek için çevrimiçi pazarlama ile başlamanızı öneririz.
Kampanyalarınız çevrimiçi ortamda test edilip iyi sonuç verdiğinde çevrimdışı pazarlamayı da ekleyebilirsiniz. Çevrimdışı pazarlamayı takip etmek genellikle daha zordur ve dolayısıyla daha risklidir. Bu maliyetleri değişken olarak değerlendiriyoruz çünkü bu bütçeyi zaman içinde kolayca artırabilir veya azaltabilirsiniz.
Büyük etkinliklerde düzinelerce barınız ve dolayısıyla çok fazla masrafınız olur. Pagoda çadırlarını, barları, dağıtım donanımını vb. düşünün. Bu donanım maliyetleri nispeten yüksektir. Bu nedenle, tedarikçinize özel 'dağıtım hakları' teklif etmek faydalı olabilir (eğer etkinliğiniz yeterince büyükse). Swinkels, Heineken, Inbev vb. gibi tedarikçileri düşünün.
Bu taraflarla işbirliği yapmak, hem alkollü hem de alkolsüz içecekler için etkinlikte münhasır haklara sahip olacakları anlamına gelir. İstisnalar konusunda her zaman anlaşmalar yapabilirsiniz. Bu anlaşmalar aşağıdakilerden oluşur:
Organizatör için ücret
Hektolitre başına fiyat (fiyat ne kadar düşük olursa, ziyaretçi için o kadar çekici olacaktır)
Donanım anlaşmaları: Donanım tedarikçileri genellikle maliyetleri kendileri üstlenirler
Genellikle, öngörülemeyen maliyetler için bir marja ihtiyaç duyan değişken bütçeler gibi kısmi bütçeler vardır. Temel kural, tüm değişken bütçelerin ayrı bir marjı olması gerektiğidir: Değişken kategoriler için ~%10, sabit kategoriler için ~%5 ve genel olarak ~%5'lik bir öngörülemeyen bütçe.
Makul ölçüde öngörülemez ve değişken olan bütçelerin öngörülemeyen maliyetlere sahip olma olasılığı çok daha yüksektir. Örneğin, çok yağmur yağıyorsa ve su birikintilerinden kurtulmak veya her şeyin çamura bulanmasını önlemek için odun yongalarına ihtiyacınız varsa, bu üretim maliyetlerine öngörülemeyen maliyetler ekleyebilir.
Bu maliyet kategorilerinin festival organizatörleriyle daha yakından ilgili olduğunu unutmayın. Kapalı mekan kulüp geceleri için bütçeler çok daha farklı görünecektir, özellikle de daha az üretim maliyetiniz olacağından bardan elde edilen gelir genellikle tamamen veya kısmen mekan sahibine ayrılacaktır.
Her bir maliyet kategorisi için, o kalemin toplam maliyetini ziyaretçi sayısına bölerek ziyaretçi başına maliyeti hesaplayabilirsiniz. Bu size her bir kalem için ziyaretçi başına belirli bir tutar verir. Tüm maliyet kalemlerini toplar ve toplamı (beklenen) ziyaretçi sayısına bölerseniz, ziyaretçi başına ortalama maliyeti elde edersiniz.
Ziyaretçi başına ortalama maliyetin hesaplanması bilet fiyatının belirlenmesi için çok önemlidir. Ziyaretçi başına toplam maliyeti gelir kaynaklarınızdan beklenen gelirle karşılaştırarak, maliyetleri karşılayan ve kâr (veya en azından sağlıklı bir mali denge) sağlayan bir bilet fiyatı belirleyebilirsiniz. Bu, kayıpları önleyecek ve etkinliğin kârlı kalmasını sağlayacaktır.
Genellikle nihai bir bütçeye ulaşmak için birden fazla bütçe yinelemesi gerekir. Siz ve ekibiniz, makul ve gerçekçi bir bilet fiyatına sahip bir bütçe elde edene kadar maliyetleri önceliklendirmek ve azaltmak için proje ve prodüksiyon planlarını gözden geçirmeli, sonunda kâr elde etmelisiniz.
Etkinliğinizi bütçelemenize yardımcı olması için bu şablonu indirin.
Not: Şablon, festivaliniz için token kullandığınızı varsaymaktadır. Nakit veya elektronik ödeme sistemleri kullanıyorsanız, bunun yerine 'Tüketim türü başına satış rakamı' alanına yiyecek ve içecekler için beklenen ciroyu girin.
Festivallerde genellikle biletlerinizin %100'ünün maliyetlerinizin %70-80'ini karşıladığını görüyoruz. Bu da tam kapasite ile çalıştığınızda maliyetlerinizin %30-20'sini yeme-içme marjı ile karşılamanız gerektiği anlamına gelir. Bilet satışları hayal kırıklığı yaratırsa, bu kısmen ve tam değişken maliyetlerin azaltılmasını gerektirir. Dekoru değiştirmeyi, ışık veya müzik maliyetlerini veya teknisyenleri azaltmayı düşünün. Bu senaryolara hazırlıklı olmak, sağlıklı bir mali dengeyi korumanıza yardımcı olacaktır.
Maliyetlere ilişkin ilk genel bakışa sahip olduğunuzda, sıra gelirinizi tahmin etmeye ve istenen etkinlik gelirini belirlemeye gelir.
İstenen etkinlik geliri, maliyetleriniz artı istediğiniz kârın toplamıdır. Dolayısıyla, maliyetleriniz 250.000 avro ise ve %80'ini bilet satışlarıyla karşılamak istiyorsanız, istediğiniz bilet satış geliri 200.000 avro olmalıdır. İstenen etkinlik gelirinin hesaplanması önemlidir çünkü bu da bilet fiyatlarınızı belirlemek için gereklidir.
Bilet geliriniz için birden fazla senaryo hazırlamanızı (örneğin, kötü, orta ve iyi senaryo) ve ardından beklenen ziyaretçilerle yiyecek ve içecek gelirinizi (örneğin, kötü, orta, iyi) tahmin etmenizi tavsiye ederiz.
Örneğin, havanın kötü olması yiyecek ve içeceğiniz için kötü bir senaryo olabilir. Açık hava etkinlikleri için bu durum tipik olarak gelmeme oranını artırır ve satılan içecek oranının azaldığını ve yiyecek satışlarının arttığını görürsünüz. Yiyecek marjının içecek marjından daha düşük olduğu düşünüldüğünde, toplam yiyecek ve içecek geliriniz daha düşük olacaktır. Bir festivalde içecek marjı genellikle ~%70 civarındayken yiyecek marjı ~%30'dur.
Her bir gelir akışı için üç senaryo oluşturursanız, toplam geliriniz için dokuz senaryo elde edersiniz. Bu senaryolarla genel kârlılığınız üzerindeki etkiyi tahmin edebilirsiniz. Bu senaryoları gözden geçirirken, gerçekleşmesi en muhtemel senaryoyu belirlemenizi sağlayabilecek erken (öncü) göstergeleri düşünün. Bu, maliyetleri ayarlamak ve genel bir kâr sağlamak için ne tür bir manevra kabiliyetine sahip olduğunuzu belirlemenize yardımcı olacaktır.
Bilet satışlarınıza daha erken başlamak, maliyetlerinizin daha büyük bir kısmını değişken tutmaya çalışmak veya sabit maliyetlerin onaylanmasını daha sonraya ertelemek, belirli bir manevra kabiliyetini korumaya yardımcı olur.
Farklı gelir kaynakları:
Bilet Satışları genellikle toplam maliyetin önemli bir kısmını (%70-80) karşılar. Bu, çoğu etkinlik için en önemli gelir akışıdır ve dolayısıyla çok fazla odaklanma ve uzmanlık gerektirir.
Bilet mağazaları ziyaretçilerin %5-20'si arasında dönüşüm sağlar. Web sitenizi ve bilet satış mağazanızı dönüşüm için optimize etmek başarıya ulaşmanızı kolaylaştıracaktır.
Sponsorluklar ek ve çok hoş karşılanan bir gelir yaratabilir. Sponsorluk anlaşmalarının değerini, sponsorların elde edeceği görünürlük ve faydalarla karşılaştırdığınızdan emin olun.
Bilet mağazanızın Sipariş Durumu Sayfasında üç reklam bloğu oluşturmak için bilet mağazanızda promoblocks özelliğini açın. Bu sayfa, bir bilet alıcısı siparişini tamamladığında görünür ve etkinlikten önce ortalama iki kez ziyaret edilir. Sponsorlara satabileceğiniz birinci sınıf bir reklam alanının boşa gitmesine izin vermeyin.
Etkinlikte yiyecek ve içecek satışı önemli bir gelir kaynağı olabilir. Ancak bu gelir genellikle organizatör ve satıcılar arasında paylaştırılır ve bu da sağlıklı bir marj için stratejik pazarlığı gerekli kılar.
Etkinlikten önce bilet dükkanında jeton satın. Bu genellikle ziyaretçilerinizin daha az harcama yaptıklarını hissetmeleri nedeniyle etkinlik sırasında sarf malzemelerinin satışını artırır.
Ek ürünler ve ticari mallar genellikle unutulur. Kilitli dolaplar, konaklama, ulaşım ve ticari ürünler gibi ek ürünlerin tümü bir Eventix bilet mağazasında satılabilir. Bu ürünlerin sipariş başına eklendiği ortalama oranlar şöyledir:
Dolaplar: ortalama %15,7* ek oranı, %2 - %54 arasında değişmektedir
Ulaşım veya otopark: ortalama %15,0* ek oranı, %2 - %45 arasında değişmektedir
Ticari mallar: ortalama %6,3 ek oranı, %3 - %25 arasında değişmektedir
VIP, masa servisi veya ekspres giriş: giriş tercihi ek oranı %20-40, VIP veya masa servisi %2-8
Konaklama: Fiyatlar, ilgili yerlerde etkinlikler için genellikle çok yüksektir.
Bazı tedarikçileriniz veya sanatçılarınız etkinlikten önce ödeme almak isteyeceğinden, nakit akışınızı iyileştirmek için gelirinizin büyük bir kısmını (etkinlikten önce) öne çekmeyi düşünün.
Ayrıca, geliri ne kadar erken sabitlerseniz, hayal kırıklığı yaratma riski de o kadar azalır. Örneğin, etkinlikten 2 ay önce bilet dükkanında kredi jetonları sattıysanız ve etkinlik sırasında hava kötüleşirse, en azından şimdiden bir miktar kar elde etmiş olursunuz.
Etkinliğinizin maliyeti ve satmak istediğiniz bilet kapasitesi/miktarı hakkında bir fikriniz varsa, biletlerinizin fiyatını belirleyebilirsiniz.
Etkinliğiniz için doğru fiyatlandırma, farklı müşteri gruplarına ulaşmanızı sağlayacaktır. Hollanda'da kültür sektörü (festivaller, müzeler, konserler vb.) için yapılan KDV artışının ardından uzman Rene Goudriaan, podyum sanatları (festivaller dahil) için %1 daha yüksek bir fiyatın %-0,5 daha az bilet satışına yol açacağını tahmin etmiştir. Fiyatlandırma her zamankinden daha önemli çünkü tüketiciler son yıllardaki yüksek enflasyonun ardından hala baskı altında.
Çoğu etkinlik için erken, normal ve geç biletler veya normal ve VIP biletler gibi çeşitli bilet türleri sunmanızı öneririz. Bu strateji, farklı müşteri gruplarını çekmenize ve etkinliğinizin erişim alanını genişletmenize yardımcı olacaktır. Farklı bilet satış stratejileri hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz web seminerimize veya Bilgi Tabanı makalemize göz atabilirsiniz.
Biletlerinizin fiyatını belirlemenin iki yaygın yolu vardır.
İlk olarak, bilet fiyatlarınızı izleyicilerinizin ödemeye istekli olduğunu düşündüğünüz tutara göre belirleyebilirsiniz. İkinci olarak, bilet fiyatlarınızı, deneyimi yaratmak için harcadığınız para ve çabayı içeren etkinliğinizin maliyetine göre belirleyebilirsiniz.
İkincisi ile başlayabilir ve fiyatınızı daha sonra rekabete karşı iki kez kontrol edebilirsiniz.
Etkinliğinizin biletlerini fiyatlandırmak için i) sunmak istediğiniz farklı bilet türlerini, ii) kapasitenizin farklı bilet türlerine dağılımını ve iii) sahip olmak istediğiniz güvenlik marjını belirlemeniz gerekir.
Bilet fiyatınızı ve/veya bütçenizi kapasitenizin %100'ünü satmaya dayandırmamanızı tavsiye ettiğimizi yinelemek önemlidir. Bunun yerine, %20'lik bir güvenlik marjını göz önünde bulundurun. Bu strateji sadece beklenmedik değişiklikler için bir tampon sağlamakla kalmaz, aynı zamanda bütçenizi ve bilet fiyatınızı güvenle kapasitenizin %80'ini satmaya dayandırmanıza olanak tanır.
Aşağıda 200.000,- avro bilet gelirine ihtiyaç duyan bir etkinlik örneği verilmiştir:
Etkinlik kapasitesi: 10.000
Güvenlik marjı: %20
Bilet türleri:
Erken rezervasyon, %25 kapasite tahsisi ile
Normal rezervasyon, %45 kapasite tahsisi ile
Geç rezervasyon, %30 kapasite tahsisi ile
İlk olarak, tüm bilet türleri için ortalama bilet fiyatını hesaplayarak işe başlarsınız. Bunu, ihtiyaç duyulan bilet gelirini (200.000,- avro) kapasiteye (10.000) - güvenlik marjına (%20 * 10.000 = 2.000) bölerek yaparsınız. Böylece ortalama bilet fiyatı = 200.000 avro / 8.000 bilet = bilet başına 25,00 avro olur.
Kısa süre önce farklı bilet türlerine ayrılacak bilet yüzdeleri üzerine derinlemesine bir çalışma yaptık. Ortalama olarak, biletlerin ~%20'sini erken gelenlere ayıran etkinlik organizatörlerinin etkinliklerini satma şansı çok daha yüksektir. Erken bilet alanlar etkinliğinizin elçileri olarak hareket edecek, arkadaşlarını ve ailelerini bilet almaya ikna etmeye çalışacaklardır. Bu nedenle, erkenci biletlere %20 veya daha fazla pay ayırmanızı ve bu biletleri normal biletlere göre %20-30 indirimle satmanızı tavsiye ederiz.
İkinci adım, farklı bilet fiyatlarını hesaplamaktır. Genel olarak, ortalama bilet fiyatı normal biletin fiyatıdır. Dolayısıyla, bizim durumumuzda, normal bilet = 25,- avrodur.
Erken rezervasyon biletleri normal biletten indirimli olmalıdır. Sunduğunuz indirim ne kadar büyük olursa, erken rezervasyon biletlerinin tükenme olasılığı da o kadar yüksek olacaktır. Ayrıca, erken rezervasyon biletlerine ayrılan pay ne kadar büyük olursa, etkinliğinizin elçi grubu da o kadar büyük olacaktır.
Erken rezervasyon biletlerindeki indirimin %30 olacağını varsayalım. Erken rezervasyon biletinin fiyatı şu formül kullanılarak hesaplanır: normal bilet fiyatı / (1 + erken bilet indirimi) = 25,- / 1,3 = 19,23 avro.
Geç rezervasyon biletleri için fiyatım ne olmalıdır? Aşağıdaki formülü kullanın:
(Ortalama bilet fiyatı - erken bilet fiyatı * kapasite erken bilet - normal bilet fiyatı * kapasite normal bilet) / kapasite geç bilet
Yukarıdaki örnek durumu izlemeye devam edersek, formülümüz aşağıdaki gibi görünecektir:
(25,00 avro- 19,23 * %25 - 25,00 * %45) / %30 = 29,80 avro geç bilet fiyatı.
Ortalama 25,00 avro bilet fiyatı elde etmek ve satılan biletlerinizin %80'i ile 200.000 avro bilet geliri elde etmek için biletlerinizin fiyatlandırması şöyle olacaktır:
Erken rezervasyon biletleri: 19,23 avro
Normal biletler: 25,00 avro
Geç rezervasyon biletleri: 29,80 avro
Mükemmel tahsisi bulmak için bu elektronik tablodaki sayılarla oynayabilirsiniz. Güvenlik Marj, farklı bilet türlerine tahsisat ve belirli bilet türleri için verilen indirim nihai fiyatlandırmayı etkiler.
Bilet fiyatlarını hedef kitleye göre farklılaştırın. İlk satışları çekmek ve ilgiyi ölçmek için erken rezervasyon indirimleri sunun. Geliri en üst düzeye çıkarmak için VIP deneyimleri veya grup indirimleri gibi çeşitli kategoriler için farklı fiyat tarifeleri kullanın. Dilediğiniz gibi değiştirebilirsiniz.
Artık bilet fiyatlarınızı etkinliğinizin maliyetine göre belirlediğinize göre, bu fiyatların pazarlanabilir olup olmadığını düşünmenin zamanı geldi. Pazarın neleri kaldırabileceğini anlamak ve rekabetçi bir fiyat belirlemek için bölgenizdeki veya sektörünüzdeki benzer etkinliklerin fiyatlarını analiz edin. Etkinliğinizin benzersiz özelliklerini ve değer önerisini hesaba katmayı unutmayın. Aynı dönem, hafta veya hafta sonundaki benzer etkinliklerin fiyatlarını (ve performansını) kontrol edin.
Bilet fiyatının katılımcılara sağlanan değeri yansıttığından emin olun. Sanatçıların kalitesini, mekanın ambiyansını ve sunulan ek olanakları göz önünde bulundurun. Deneyim olağanüstü olarak değerlendirilirse, algılanan değer daha yüksek bir bilet fiyatını haklı çıkarabilir.
Rekabet analizinize dayanarak, biletleri (hesaplanan güvenlik marjı ile birlikte) hesaplanan fiyatlara satıp satamayacağınıza karar vermelisiniz. Eğer yapamıyorsanız, bütçenizi gözden geçirin, etkinliğinizin maliyetini düşürün, beklenen bilet gelirini azaltın ve hesapladığınız bilet fiyatlarını düşürün.
Bazı harcamalarınızın faydasının bilet alıcıları tarafından hemen görülemeyebileceğini fark etmenizde fayda vardır. Örneğin, yüksek kaliteli bir kadro için daha fazla harcama yaparsanız, bunun bilet satışları üzerinde doğrudan bir etkisi olacaktır. Ancak dekor için daha fazla harcama yaparsanız, bu durum bilet alıcıları tarafından bileti satın alırken değil, ancak etkinliğe katıldıktan sonra anlaşılacaktır. Bu durum bir sonraki etkinliğinizin bilet satışlarını olumlu yönde etkileyebilir ancak mevcut etkinliğin bilet satışlarına yardımcı olmayacaktır.
Ön kayıt, ilgiyi ölçmek ve pazarlama stratejilerini ayarlamak için değerli bir araçtır. Beklenen bilet satışları hakkında fikir verir ve etkinliğinizi yürütmek için gerekli kapasite sınırlarını ve kaynakları planlamanıza yardımcı olur.
Pazarlama bütçesi, bilet satışlarınızı artırmaya yardımcı olacağı için genel bütçeniz için çok önemlidir. Peki ama ne kadar bütçe ayırmalısınız?
Pazarlama bütçeniz söz konusu olduğunda sabit bir rakam yoktur. Bu, çeşitli faktörlere bağlı olan değişken bir rakamdır. Öncelikle bir pazarlama bütçesine tipik olarak nelerin dahil olduğunu belirleyelim:
Pazarlama varlıkları oluşturmak için bütçe: Etkinliğinizin pazarlanmasına yönelik varlıklar geliştirmek için gereken tasarım, çizim ve personel maliyetleri. Pazarlama varlıkları arasında örneğin bir etkinlik web sitesi, marka, videolar, resimler, el ilanları ve posterler yer alır.
Medya bütçesi: Harici platformlar ve ortaklar aracılığıyla teşhir için bütçe. Çevrimiçi sosyal medya reklamları ve yeniden pazarlama kampanyaları yürütmenin, posta kampanyalarının, reklam panoları için rezervasyon yaptırmanın ve tanıtım yardımı almanın maliyetlerini düşünün.
Medya bütçesi büyük farklılıklar gösterir. Köklü markalar genellikle ziyaretçi başına 2-3 avro ayırırken, bazı etkinlikler ziyaretçi başına 3-12 avro gerektirebilir. İhtiyaç duyulan özel medya bütçesi, etkinliğin türü, konumu, bilet fiyatı ve yaşı gibi faktörlere bağlıdır. Örneğin, uzun bir geçmişe sahip köklü bir etkinlik, yeni bir etkinlikten farklı bir pazarlama yaklaşımı gerektirebilir.
Köklü etkinlik markaları, pazarlama bütçelerinin çoğunu posta ve yeniden pazarlama kampanyalarıyla mevcut topluluklarına harcıyor. Çok daha küçük bir kısmını ise hedefli kampanyalarla yeni müşteriler çekmek için kullanırlar. Hedefli kampanyalar genellikle daha pahalıdır. Bu nedenle, mevcut bir müşteri tabanınız yoksa, etkinliği yeni müşterilere pazarlamak için medya bütçesine daha fazla harcama yapmanız gerekecektir.
Ne kadar bütçe ayıracağınızı belirlemenin en iyi yolu birkaç küçük online pazarlama kampanyası yürütmek ve dönüşüm başına ne kadar harcadığınızı takip etmektir. Birkaç dönüşüm elde ettiğinizde, etkinliğin tamamını satmak için ne kadar bütçeye ihtiyacınız olacağını görmek için kampanyalarınızı kontrol edebilirsiniz.
Medya bütçenizi ne zaman harcayacağınızı belirlemek zor olabilir. Birçok başarılı organizatör, medya bütçesinin çoğunu bilet satış kampanyasının başlarında harcıyor çünkü etkinliğinizi satın alan müşteriler ağızdan ağıza etkinliğinizi de pazarlayacaktır. Dolayısıyla, ne kadar erken bir tarihte büyük bir grup insanın etkinliğe katılmasını sağlayabilirseniz, ağızdan ağıza yayılma o kadar erken gerçekleşir ve organik satışların arttığını görürsünüz.
Hedef kitlenize nasıl ulaşacağınız hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz, Bilgi Tabanımızdaki iş ortağımız Boest'in makalesine göz atın.
Bir etkinlik düzenlemek, yaratıcı vizyon ve uygulamadan çok daha fazlasını içerir. Maliyetleri karşılamak, riskleri yönetmek ve kârlılığa ulaşmak için ayrıntılı finansal planlama gerektirir. Bu makalede, özellikle bütçeleme, gelir yaratma ve stratejik karar almanın başarıyı en üst düzeye çıkarmadaki önemli rolüne odaklanarak, etkinlik organizatörleri için finansal planlamanın temel yönlerini özetledik.
Ayrıntılı ve esnek bir finansal plan oluşturmak, başarılı ve kârlı bir etkinlik olasılığını önemli ölçüde artırabilir. Finansal sonuçların sürekli olarak izlenmesi ve gerektiğinde ayarlamalar yapılması, kaynakların en iyi şekilde kullanılmasını ve maksimum gelir elde edilmesini sağlayacaktır.
Başka sorularınız varsa, lütfen info@eventix.io adresinden bize ulaşmaktan çekinmeyin.
